Überblick behalten

Aktualisiert 3 months ago von Philip Neumann | WISO MeinBüro

MeinBüro gibt Ihnen ein auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleineren Betrieben ausgerichtetes, leicht verständliches und einfach zu bedienendes Management-Informationssystem an die Hand.

Auswertungen, Analysen, Listen, Statistiken und Berichte

Im Arbeitsbereich “Auswertungen” finden Sie zahlreiche ebenso aussagekräftige wie einfach zu handhabende Berichts-Werkzeuge:

• Auf Knopfdruck stehen Ihnen optisch ansprechend aufbereitete Berichte zur aktuellen Umsatz-, Kosten- und Gewinnentwicklung und zu finanziellen Lage zur Verfügung.
• Gleichzeitig wertet das Programm automatisch den Erfolg Ihrer unterschiedlichen Produkte und Dienstleistungen aus, zeigt Ihnen Ihre umsatzstärksten Kunden an und gibt bei Bedarf Buchführungslisten und Steuer-Auswertungen aus.
• Berichtszeiträume und andere Parameter können Sie gezielt an Ihren Informationsbedarf anpassen.
• Je nach Informationsbedarf werden die Berichte als Tabellenliste oder als Balken- und Tortengrafik dargestellt.

Für die wichtigsten tagesaktuellen Informationen müssen Sie noch nicht einmal in den Arbeitsbereich “Auswertungen” wechseln:

Die Office-“Übersicht”

Im Bereich “Office” – “Übersicht” finden Sie auf einer einzigen Seite die wichtigsten Umsatz- und Finanzkennziffern Ihres Unternehmens, alle fälligen Aufgaben, Termine und offenen Vorgänge sowie eine Zusammenfassung zentraler Stammdaten-Informationen:

Die Seite ist in insgesamt sechs Abschnitte aufgeteilt, die Sie über die Überschrifts-Links direkt anspringen. Mithilfe des Scroll-Balkens können Sie die Übersichtsseite aber auch von oben nach unten durchblättern:

• Im Bereich “Umsatz” finden Sie die Jahres-Umsatzstatistik im Vergleich zum Vorjahr oder zu den Planwerten, die laufenden Tages-, Monats- und Jahresumsätze sowie die monatlichen und jährlichen Umsätze nach Auftrags- und Produktarten.
• Unter “Finanzen” erkennen Sie Ihren aktuellen Liquiditäts-Status. Sie sehen auf einen Blick Ihre aktuellen Konto- und Kassenstände sowie die Summe Ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten.
• Im Abschnitt “Aktuelles” sind alle offenen Aufgaben, Termine und Vorgänge aufgelistet.
• Im Bereich “Kunden& Interessenten” erkennen Sie Ihre kundenbezogenen Tages-, Monats- und Jahresumsätze sowie Ihre aktuellen Interessenten-Vorgänge.
• Unter “Artikel” finden Sie eine Übersicht über den Artikelstamm, über Ihre “Top-Artikel” sowie eine Zusammenfassung Ihrer Lagerbestände.
• Im Abschnitt “Hilfe” schließlich sind alle wichtigen Informations- und Supportressourcen rund um MeinBüro aufgelistet und verlinkt.

Allgemeine Geschäftsentwicklung

Damit Sie jederzeit über Ihre Auftrags- und Ertragslage im Bilde sind, gibt es im Arbeitsbereich “Auswertungen” die Übersicht “Allgemeine Geschäftsentwicklung”: Dort erkennen Sie auf den Tag, den Monat und das Jahr gesehen, …

• in welchem Umfang Sie Rechnungen geschrieben haben (Register “Verkauf”) und
• wie sich Ihre Gewinnsituation entwickelt hat (Register “Einnahmen / Ausgaben”).

Farbige Pfeile zeigen an, in welchen Zeiträumen ein Aufwärtstrend zu erkennen ist, wo es abwärts ging und wo das Niveau gehalten werden konnte. Über Drop-down-Menüs am oberen Seitenrand filtern Sie den Bericht bei Bedarf nach Auftragsart, Kundenkategorie, Artikelkategorie und Ländern. Die Vergleichszahlen für den Vorjahreszeitraum werden dabei immer mit angezeigt:

Plan-Ist-Vergleich

Im Register “Plan-Ist-Vergleich” können Sie sogar Ihren künftigen Auftragseingang und den zu erwartenden Umsatz prognostizieren. Mithilfe des intelligenten Vorbelegungsassistenten tragen Sie im Handumdrehen die erwarteten Tages- und Monatswerte (“Planzahlen”) ein. In der Rückschau vergleicht das Programm Ihre Prognosen später per Mausklick mit dem tatsächlichen Geschäftsverlauf.

Spezielle Umsatz-, Gewinn- und Kostenauswertungen

Wenn Sie es genauer wissen wollen, stehen Ihnen im Arbeitsbereich “Auswertungen” noch zahlreiche andere vorbereitete Berichte zur Verfügung:

• Unter “Rechnungsstellung” behalten Sie Ihre im Blick, die Sie nach Kunden, Artikeln und Auftragsarten zusammenfassen lassen können. Mithilfe der Flex-Diagramme können Sie die verschiedenen Parameter beliebig miteinander kombinieren.
• Die “Rohgewinn”-Auswertungen sind vor allem für Händler interessant: Das Programm ermittelt den Rohgewinn, indem die Einkaufspreise von den erzielten Verkaufserlösen abgezogen werden. Das ist aber nur dann möglich, wenn der Einkaufspreis und die zugehörigen Verkaufspreise in der Artikel-Datenbank hinterlegt sind. Mithilfe der Flex-Diagramme können Sie auch hier verschiedene Auswertungs-Parameter beliebig miteinander kombinieren.
• Der Bereich “Ausgaben” liefert Analysen der Kostenstruktur: Besonders nützlich für kleine Unternehmen und Freiberufler ist hier die “Ausgaben-Hitliste”, aus der Sie nicht nur auf Anhieb die Reihenfolge und absoluten Zahlen der wichtigsten Kostenpositionen erkennen können: Zugleich wird das Verhältnis der Größenordnungen offensichtlich. Eine tabellarische, nach Steuerkategorien geordnete “Liste (der) Ausgaben” rundet diese Auswertungs-Rubrik ab.
• Unter “Kosten / Verwendungen” stehen Ihnen neben grafischen Monats- und Jahresvergleichen und “Hitlisten“ detaillierte tabellarische Berichte über den Erfolg bestimmter Produkte, Dienstleistungen oder einzelner Projekte gesondert zu analysieren. Diese Auswertungen sind aber nur möglich, wenn Sie Ihren Einnahmen und Ausgaben zusätzlich zu den Steuer-“Kategorien” separate “Kosten- und Erlösarten” und /oder “Verwendungen” zuordnen.
• Mithilfe der vielseitigen und flexiblen “Tabellen-Auswertungen” erstellen Sie Analysen und Berichte auf Basis eigener Vorgaben. Ausführliche Informationen zu den Spezialauswertungen finden Sie weiter oben im Kapitel “Tabellen-Tipps&Tricks” unter der Überschrift „Auswerten und dauerhaft speichern“.
• Mit den “Speziellen Excel-Auswertungen” stehen Ihnen im Menü “Auswertungen” schließlich noch rund zwanzig vorbereitete Spezialauswertungen zu unterschiedlichen betrieblichen Bereichen zur Verfügung.

Falls Sie die Zusatzmodule “CRM” und “Artikel+” aktiviert haben, stehen Ihnen im Bereich “Auswertungen außerdem “Interessentenstatistiken” und spezielle “Produktions”-Reports zur Verfügung.

Steuerauswertungen und Buchführungslisten

Über die Menüpunkte “Stammdaten” und “Finanzen” rufen Sie bei Bedarf eine ganze Reihe weiterer interessanter Auswertungen auf:

• Die “Stammdaten-Listen” enthalten neben einem optisch ansprechend aufbereiteten Anlagenverzeichnis die Artikel-, Kunden-, Interessenten- und Lieferanten-Übersichten: Die können Sie nicht nur nach Namen und Nummern, sondern zum Beispiel auch nach Postleitzahlen oder Ländern sortieren lassen.
• Die “Offene Posten-Listen” im Menü “Finanzen” helfen Ihnen dabei, die ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen im Blick zu behalten. MeinBüro ermöglicht auch eine Stichtagsbetrachtung von Offenen Posten. Sie können angeben, zu welchem Termin die Auswertung unbezahlter Ausgangsrechnungen, noch nicht beglichener Eingangsrechnungen und offener Kundenkonten erfolgen soll. Dafür stehen Ihnen am oberen Rand der OP-Listen unter dem Options-Feld an folgendem Tag ein Datums-Auswahlfeld zur Verfügung:

Im Menü “Finanzen” finden Sie darüber hinaus differenzierte “Rechnungs- und Buchhaltungslisten”. Dazu gehören:

• eine Liste der “Ausgangsrechnungen” auf Monatsbasis,
• ein “Buchungsjournal”, das Sie auf Tage, Monate und beliebige Zeiträume eingrenzen können,
• eine “Kontenübersicht”, in der Sie sich bei Bedarf den aktuellen Stand sämtlicher oder einzelner steuerlichen Kategorien anzeigen lassen, sowie
• eine “Einnahmen-Überschuss-Rechnung” in Listenform, aus der Sie den erzielten Gewinn entnehmen können. Die interne Gewinnermittlung können Sie sich für beliebige Zeiträume erstellen lassen.
• die “Summen- und Saldenlisten”: Die “SuSa” liefern einen schnellen, komprimierten und aussagefähigen Kurzüberblick über die Kontobewegungen eines Jahres.

Falls das Modul „Finanzen+“ freigeschaltet ist, finden Sie in den Rechnungs- und Buchhaltungslisten zusätzliche das Register „Eingangsrechnungen“.

Eigene Analysen und Berichte erstellen und weiterverarbeiten

Die vorbereiteten Standardauswertungen von MeinBüro basieren auf festen Abfragedefinitionen und haben eine bestimmte äußere Form. Darüber hinaus können Sie aber auch eigenhändige Analysen und Berichte auf Basis Ihrer Datenbestände erstellen. Das Programm lässt Ihnen weitgehend freie Hand.

Die wichtigsten Auswertungs-Werkzeuge im Überblick:

• Der aktuelle Inhalt der meisten Tabellenansichten lässt sich über den Menübefehl “Ansicht” – “Tabelle in MS Excel bearbeiten” (oder “Tabelle exportieren”) im Excel-Format weiterverarbeiten.

Auf diese Weise können Sie z. B. die Stammdaten-Tabellen “Kunden” und “Lieferanten”, die Vorgangsarten “Angebote“, „Rechnungen” und “Bestellungen” oder auch die Kontoauszüge unter “Finanzen“ nach Belieben analysieren und aufbereiten. Besonders praktisch ist diese Möglichkeit in Verbindung mit den vielseitigen Such-, Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen, die Ihnen in den Tabellenansichten zur Verfügung stehen.

• Die im Auswertungen-Menü untergebrachten flexiblen “Tabellen-Auswertungen” basieren unter anderem auf den Datenbanken “Kunden”, “Lieferanten”, “Artikel”, “Briefe”, “Angebote”, “Rechnungen”, “Bestellungen”, “Zahlungszuordnungen”, “Kunden Preise” und “Artikelverwendungen”. Bei der Definition dieser Tabellen-Auswertungen haben Sie freie Hand. Die Ergebnisse können Sie abspeichern und später jederzeit wieder aufrufen und / oder verfeinern.

• Im “Datei”-Menü finden Sie einen speziellen “Daten-Export”, mit dessen Hilfe Sie die Inhalte Ihrer Artikel-, Kunden-, Lieferanten-Datenbanken sowie der Rechnungs-Vorgänge in rund zwanzig (!) verschiedenen Datenformaten exportieren können. Welche Felder und Feldtypen dabei berücksichtigt werden sollen, bestimmen Sie selbst:

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