Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken
Aktualisiert
Das Finanzamt erkennt betriebliche Ausgaben grundsätzlich nur dann an, wenn Sie die Zahlung auch nachweisen können. Bei Barzahlungen ist das jedoch nicht immer ohne Weiteres möglich: Über manche Ausgaben gibt es überhaupt keine Belege - in anderen Fällen gehen Rechnungen oder Quittungen verloren. Für Abhilfe sorgt ein ordentlicher Eigenbeleg.
Der Buchhaltungs-Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" bedeutet zum Glück nicht, dass Betriebsausgaben ohne den Originalbeleg eines Dienstleisters oder Lieferanten auf keinen Fall geltend gemacht werden dürfen: Sofern ein Originalbeleg verloren gegangen ist oder der Zahlungsempfänger überhaupt keine Quittung ausstellt (wie das zum Beispiel bei Trinkgeldern, Münzautomaten und manchen Parkuhren noch der Fall ist), können Sie die Ausgabe trotzdem als steuerlichen Aufwand geltend machen. Weil das Finanzamt aber auch in solchen Fällen einen Beleg erwartet, erstellen Sie einfach einen Eigenbeleg.
Die äußere Form
Bestimmte Form- oder Inhaltsvorschriften für Eigenbelege gibt es nicht: Sie dürfen ein solches Dokument also durchaus mit der Hand schreiben oder mit Ihrem Textprogramm erstellen. Nach Möglichkeit halten Sie alle Angaben fest, die auch auf einer ordentlichen Rechnung oder Quittung enthalten sind. Je konkreter die Angaben sind, desto plausibler die Ausgabe und damit die Wahrscheinlichkeit, dass der Beleg im Zweifelsfall von einem Steuerprüfer akzeptiert wird. Da bei Eigenbelegen der Vorsteuerabzug von vornherein ausgeschlossen ist, genügen normalerweise die folgenden Informationen:
- Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters,
- Termin der Lieferung oder Leistung,
- Art und Menge der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung sowie
- der (Brutto-)Rechnungsbetrag.
Außerdem sollten Sie den Hilfsbeleg mit einem Ausstellungsdatum versehen und unterschreiben. Dadurch erklären Sie gegenüber dem Finanzamt, dass der Vorgang betrieblich veranlasst war und alle Angaben stimmen. Ein kompletter Eigenbeleg sieht dann zum Beispiel so aus:
Notlösung - kein Dauerzustand!
Ein solcher Eigenbeleg hat zwar eine geringere Beweiskraft als die Originalrechnung oder -quittung eines Geschäftspartners. Sofern Sie aber nur ausnahmsweise und bei überschaubaren Beträgen zu dieser Behelfslösung greifen, werden selbst erstellte Belege vom Fiskus erfahrungsgemäß problemlos akzeptiert.
Andererseits: So praktisch und sinnvoll Eigenbelege als Notlösung sein mögen - sie sollten auf keinen Fall dazu verleiten, schlampig mit Belegen umzugehen. Durch einen inflationären Gebrauch von Eigenbelegen gefährden Sie nämlich die Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung insgesamt! Bei einer eventuellen Betriebsprüfung müssten Sie dann damit rechnen, dass der Prüfer sämtliche Belege mit spitzen Fingern anfasst und Ihnen jeden einzelnen Formfehler ankreidet.
So legen Sie Eigenbelege in WISO MeinBüro Desktop an
Alle wichtigen Dokumente lassen sich direkt aus den MeinBüro-Vorgängen erzeugen. Gelegentlich fallen aber individuelle oder branchentypische Hilfsdokumente oder Nebenrechnungen an – denken Sie nur an Honorar- oder Preiskalkulationen, Eigenbelege, Aktennotizen, Memos und ähnliche Gedankenstützen zu bestimmten zu Zahlungs- und Buchungsvorgängen.
Wenn Sie bestimmte externe Dokumenttypen häufiger nutzen, können Sie die dazugehörigen Vorlagen und Musterdokumente direkt in der MeinBüro-Menüleiste verlinken. Dort lassen sich unter „Office“ – „Allgemeine Dokumente“ standardmäßig bereits zahlreiche Muster-Dokumente aufrufen:
Besonders praktisch: Sie können diesen Dokumenten-Pool recht einfach um eigene Vorlagen und Musterdateien erweitern. Angenommen, Sie erstellen und drucken häufiger Eigenbelege oder Aktennotizen. Dann kopieren Sie die passenden Vorlagen einfach in das MeinBüro-Verzeichnis der „Allgemeinen Dokumente“: Deren Speicherort finden Sie …
- im ProgrammData-Verzeichnis (standardmäßig unter „\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\MeinBüro\“),
- im Unterordner „Reports“
- unter Ihrer „Mandantennummer“ („0“ ist der Demomandant, „1“ meistens der erste Hauptmandant) und
- dort wiederum im Unterordner „MenuDocs“.
Wenn Sie mit Mandant 1 arbeiten, lautet der Pfad zu den „Allgemeinen Dokumenten“ also zum Beispiel „\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\MeinBüro\Reports\1\MenuDocs\“:
Hierhin kopieren Sie nun Ihre oft benötigten Vorlagen. Auch die Ordnerstruktur lässt sich im Windows-Explorer ganz bequem an den eigenen Bedarf anpassen. Ihre Vorlagen können Sie anschließend ganz bequem über die MeinBüro-Menüleiste aufrufen, ausfüllen und zu Papier bringen:
