Umbuchungen
Aktualisiert
Die meisten Zahlungsvorgänge werden heutzutage bargeldlos abgewickelt. Trotzdem steht in vielen Betrieben für laufende Alltagsausgaben nach wie vor noch ein gewisser Bargeldbestand zur Verfügung. Mithilfe des elektronischen Kassenbuchs von WISO MeinBüro Desktop behalten Sie leicht den Überblick über solche Barzahlungen.
Anschließend dürfen Bargeld-Zahlungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Erforderliche Änderungen sind in Form einer Stornobuchung zu dokumentieren. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den zu stornierenden Zahlungsvorgang und im sich daraufhin öffnenden Kontextmenü auf "Stornieren" klicken...
... öffnet sich eine Sicherheitsabfrage. Sofern Sie diese Frage mit "Ja" beantworten, können Sie festlegen, ob der Umsatz unter dem Datum des Originalbelegs oder dem aktuellen Datum storniert wird. Auf Grundlage Ihrer Angaben legt das Programm anschließend automatisch eine Kassenbuchung mit umgekehrten Vorzeichen an:
Weitere Folge der GoBD-Konformität: Der Kassensaldo darf nicht negativ werden. Das gilt nicht nur für das direkte Buchen von Ein- und Auszahlungen. Der Kassenbuch-Saldo kann zum Beispiel auch durch andere Vorgänge negativ werden:
- Umbuchung von Bankkonto auf Kasse,
- Stornierung einer Einnahmen-Buchung,
- Eingangsrechnung oder Gutschrift auf „bezahlt“ setzen,
- Zahlungsart einer Rechnung auf 'Barzahlung' setzen oder auch
- durch den Import von Zahlungsvorgängen ins Kassenbuch (mithilfe des Dateiimport-Assistenten).
In solchen Fällen erscheint der Hinweis "Der Kassensaldo darf nicht negativ sein". Falls der Kassensaldo in Ausnahmefällen bereits negativ ist (z. B. durch Wiederherstellen einer älteren MeinBüro-Datenbank), darf das Minus nicht höher werden. Einnahme-Buchungen sind dagegen zulässig, auch wenn der Kassensaldo anschließend immer noch negativ ist. Ausführlichere Informationen über die Auswirkungen der GoBD-Richtlinien finden Sie im GoBD-Leitfaden.
Von der Kasse aufs Bankkonto
Umbuchungen vom Bankkonto zur Bargeldkasse und zurück sind im Handumdrehen erledigt. Angenommen, Sie entnehmen Bargeld aus der Kasse und zahlen es auf Ihr Girokonto ein, dann ...
- rufen Sie im Bereich "Finanzen" Ihr Kassenbuch auf,
- legen per Mausklick auf "Neu Ausgabe F10" eine neue Auszahlung an,
- geben den Betrag ein,
- klicken auf die Schaltfläche "Steuerkonto - Kategorie zuweisen" (sofern sie nicht bereits aktiviert ist),
- wählen die Option "Umbuchung",
- klicken auf das Bankkonto, auf das der Betrag eingezahlt werden soll und
- klicken auf "OK F11":
Daraufhin werden Sie vom Programm gefragt, ob auf dem (Offline-)Bankkonto eine Einnahmen-Gegenbuchung erzeugt werden soll:
Sofern Sie die Frage mit "Ja" beantworten, ist die Umbuchung auch schon erledigt: Im Kassenbuch taucht der Vorgang automatisch als Einnahme auf.
Vom Bankkonto in die Kasse
Umbuchungen vom Bankkonto in das Kassenbuch (z. B. Aufstocken des Wechselgeld-Bestands) funktionieren entsprechend: Sie heben das Bargeld von Ihrem Bankkonto ab und legen es in Ihre Kasse ein. Sobald die Auszahlung auf dem elektronischen oder gedruckten Kontoauszug erscheint, legen Sie eine Umbuchung an. Auch hier erzeugt das Programm bei Bedarf die dazugehörige Einnahmen-Gegenbuchung im Kassenbuch.