So bereiten Sie sich auf eine elektronische Steuerprüfung vor

Aktualisiert 1 month ago von Philip Neumann | WISO MeinBüro

Wenn Sie Ihre Buchführung mithilfe des Computers erledigen und steuerlich relevante Daten elektronisch erzeugen oder bearbeiten, müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “ beachten. Die GoBD regeln den Umgang mit elektronischen Belegen aller Art. In der Vorschrift sind die früheren „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) sowie die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) zusammengefasst und konkretisiert worden. 

Die mit WISO MeinBüro erzeugten Dokumente und Aufzeichnungen sind GoBD-konform. Bei der Arbeit mit der Software macht sich das für Sie vor allem bei Kassenbuchungen, Ausgangsrechnungen und im Vorlauf von Betriebsprüfungen bemerkbar:

Kassenbuchungen

Laut Abgabenordnung und GoBD-Richtlinien sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet und festgeschrieben werden. Anschließend dürfen Bargeld-Zahlungen nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Erforderliche Änderungen sind in Form einer Stornobuchung zu dokumentieren.

In WISO MeinBüro lassen sich Kassenbuchungen bis zum Abschluss des Kassenbuchs ändern und löschen. Um Beanstandungen gelöschter oder nachträglich geänderter Kassenbuchungen anlässlich einer Betriebsprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich, das Kassenbuch am Ende jedes Tages abzuschließen (= "Z-Bericht erstellen"). Sie finden die Abschluss-Funktion im Arbeitsbereich „Finanzen“ – „Zahlungen Bank / Kasse“ unter „Weitere Funktionen F3“ – „Z-Bericht“:    

Sie können Ihre Z-Berichte auch gleich aus der Registrierkasse heraus starten. Im "Drei-Punkte-Menü" am oberen rechten Fensterrand finden Sie die Funktion "Z-Bericht erstellen" ebenfalls:    

Kassenabschluss

Ganz gleich, wie Sie Ihren Z-Bericht starten: Ein komfortabler Kassenabschluss-Assistent führt Sie in wenigen Schritten durch den einfachen Prozess: 

• Im ersten Schritt stellt Ihnen das Programm eine (1) komfortable Zählhilfe zur Verfügung: Hier ermitteln Sie den tatsächlichen Geldbestand in der Kasse, indem Sie Anzahl der einzelnen Geldschein- und Münzwerte eintragen – angefangen beim 500-Euro-Schein bis hinunter zur 1-Cent-Münze: 

  

• Falls Sie einen Blick auf Ihren vorhergehenden Kassenabschluss werfen wollen, finden Sie am oberen Rand der Z-Bericht-Zählhilfe einen Link zum (3) letzten Z-Bericht . Hier stehen Ihnen die üblichen Druck-, Export und Versandoptionen zur Verfügung. Mit „Schließen F12“ beenden Sie den Rückblick auf den letzten Kassenabschluss.
   
• Sobald Sie Ihre Eingaben gemacht haben, zeigt das Programm Ihnen automatisch die Differenz zwischen dem "Kassenstand laut Zählung" und dem „Kassenstand laut Buchungen“ an. Falls der tatsächliche Kassenbestand vom Buchwert abweicht, weist das Programm Sie darauf hin, dass eine Ausgleichsbuchung erforderlich ist. Per Mausklick auf (2) „Drucken“ bringen Sie zunächst das „Zählprotokoll“ zu Papier:  

  

  Mit „Schließen F12“ beenden Sie die Druckvorschau.
   
• Zurück im "Z-Bericht"-Dialog wechseln Sie per Mausklick auf „Abschluss F11“ zum nächsten Abschluss-Schritt: Sofern eine Kassendifferenz ermittelt wurde, wählen Sie hier das passende „Umbuchungskonto“. Voreingestellt ist das Konto „Sonstige Aufwendungen“ (bei einem Kassen-Minus) bzw. „Sonstige Erträge“ (bei einem Kassen-Plus):    

  

• Nachdem Sie die Auswahl des Buchungskontos mit „OK F11“ bestätigt haben, zeigt Ihnen das Programm den „Z-Bericht“ an:  

  

  Hier stehen Ihnen die üblichen Druck-, Export- und Versandoptionen zur Verfügung.
  
  Bitte beachten Sie: Falls Ihr Z-Bericht im Kassenbon-Format angezeigt wird, wechseln Sie über das Auswahlmenü „Vorlage“ (am unteren linken Seitenrand) zum DIN-A4-Berichtsformat („Z-Bericht“). Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Druckformate nicht – bei größeren Euro-Beträgen kann es beim schmalen Kassenbon-Format jedoch zu Darstellungsproblemen kommen.
  Per Mausklick auf das Druckersymbol bringen Sie Ihren Z-Bericht zu Papier. Bitte vergessen Sie nicht, Ihren Kassenabschluss am unteren Rand zu Beweiszwecken zu unterschreiben: 

  

  Mit "Schließen F12" beenden Sie die Druckvorschau des "Z-Berichts".

Praxistipp: Falls eine Ausgleichbuchung erforderlich war, finden Sie den Vorgang anschließend im Arbeitsbereich „Finanzen" - "Zahlungen Bank/Kasse“ unter dem Datum des Kassenabschlusses wieder: 

Solange es sich um Cent-Beträge handelt, brauchen Sie bei Kassendifferenzen nichts weiter zu unternehmen. Geringfügige Kassendifferenzen sind völlig normal und kein Anlass zur Beunruhigung. Im Gegenteil: Stellt ein Betriebsprüfer fest, dass es über längere Zeiträume gar keine Differenzen gibt, wird er vermuten, dass die Kassenführung manipuliert ist. Bei höheren Differenz-Beträgen notieren Sie auf dem Ausdruck des Z-Berichts am besten den (vermuteten) Grund der Kassendifferenz. Mithilfe einer solchen Erinnerungsstütze können Sie sich bei einer eventuellen Betriebsprüfung besser an den Vorgang erinnern.

Storno: Nachträgliche Kassenbuch-Korrektur

Nach dem Abschluss können für vorangegangene Zeiträume keine neuen Buchungen erstellt werden. Auch nachträgliche Korrekturen sind nicht mehr möglich. Das schreiben die GoBD-Richtlinien vor. Falls Änderungen an vorhandenen Buchungen in bereits abgeschlossenen Kassenbuch-Zeiträumen erforderlich sind, nutzen Sie die Storno-Funktion. Dazu klicken Sie ...

• in der Registrierkasse am oberen rechten Rand des Programmfensters auf das "Drei-Punkte"-Symbol und dann
• auf "Bon stornieren":

  

Um Missverständnissen vorzubeugen: Sie können selbstverständlich nicht nur „Kassenbons“, sondern auch „DIN-A4-Rechnungen“ stornieren. Ganz gleich, ob Kassenbon oder Rechnung:

• Sie suchen, filtern oder wählen den passenden Vorgang manuell aus und
• klicken auf das Häkchen-Symbol am oberen Fensterrand: 

  

Nachdem Sie die folgende Sicherheitsabfrage per Mausklick auf "Bon stornieren" bestätigt haben, ist der Stornovorgang abgeschlossen. Das Programm zeigt daraufhin den dazugehörigen Stornobeleg.

Bitte beachten Sie: Stornobelege sind identisch mit dem Ursprungsbeleg – nur mit aktuellem Datum und umgekehrten Vorzeichen: Alle Mengenangaben und Rechnungsbeträge tragen ein negatives Vorzeichen. Wenn Sie eine DIN-A4-Rechnung rückgängig machen, sieht die dazugehörige Stornorechnung zum Beispiel so aus:  

Positiver Kassensaldo: Plus ist Muss

Als eine weitere Folge der GoBD-Konformität darf der Kassensaldo nicht negativ werden. Das gilt nicht nur für das Buchen von Bargeld-Transaktionen. Der Kassenbuch-Saldo kann auch durch andere Vorgänge negativ werden - zum Beispiel durch:

• Umbuchung von Bankkonto auf Kasse,
• Stornierung einer Einnahmen-Buchung,
• Eingangsrechnung oder Gutschrift auf "bezahlt" setzen,
• Zahlungsart einer Rechnung auf "Barzahlung" setzen oder auch 
• durch den Import von Zahlungsvorgängen ins Kassenbuch (mithilfe des Dateiimport-Assistenten).

In all diesen Fällen werden Sie vom Programm darauf hingewiesen, dass die Buchung nicht zulässig ist. Ist der Kassensaldo in Ausnahmefällen bereits negativ (z. B. durch Wiederherstellen einer älteren MeinBüro-Datenbank), darf das Minus nicht höher werden. Einnahme-Buchungen sind dagegen zulässig, auch wenn der Kassensaldo anschließend immer noch negativ ist.

Ausgangsrechnungen

Einmal gedruckte oder als PDF-Datei exportierte und an den Empfänger verschickte Ausgangsrechnungen dürfen gemäß GoBD nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Damit Sie eine Rechnung problemlos für interne Zwecke zu Papier bringen können, lässt Ihnen das Programm beim Rechnungsdruck die Wahl zwischen den Alternativen: 

• „Entwurf drucken“ und
• „Rechnung drucken und abschließen“: 

  

Bearbeitung freigeben

Trotzdem kann es vorkommen, dass eine bereits gedruckte und abgeschlossene Rechnung ausnahmsweise einmal geändert werden muss: Etwa, weil Ihnen bei der Versandvorbereitung auffällt, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat. Wenn Sie am unteren Rand einer abgeschlossenen Rechnung auf die Schaltfläche "Bearbeitung freigeben F2" klicken, weist das Programm Sie darauf hin, dass die Bearbeitung nur zulässig ist, wenn Sie die Rechnung noch im Zugriff haben. Die Rechnung darf also noch nicht zugestellt sein oder sich bereits in der Zustellung befinden:  

Wenn Sie diese Sicherheitsabfrage mit "Ja" beantworten, können Sie die betreffende Rechnung ändern. Auch das Löschen von Ausgangsrechnungen ist nach vorheriger Betätigung einer entsprechenden Sicherheitsabfrage möglich.

Storno: Nachträgliche Rechnungs-Korrektur

Falls Änderungen an bereits gedruckten oder abgeschlossenen Rechnungen erforderlich sind, nutzen Sie die komfortable Storno-Funktion. Sie finden die Funktion "Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen" im Kontextmenü der Rechnungsliste (und unter "Weitere Funktionen F3"):   

Wenn Sie eine Rechnung stornieren, erzeugt das Programm automatisch eine Gutschrift mit identischen Positionen und umgekehrten Betragsvorzeichen.

Praxistipp: Um eine stornierte Rechnung zu korrigieren, brauchen Sie nicht alle Angaben neu zu erfassen. Am besten …

• markieren Sie die Ursprungsrechnung,
• klicken im Kontextmenü auf „Kopieren und bearbeiten“ und 
• nehmen die gewünschte Änderung vor.

Auf diese Weise sind Sie mit ein paar Mausklicks auf der sicheren GoBD-Seite!

Datenzugriff bei Betriebsprüfungen

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GoBD zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen:

• unmittelbarer Lesezugriff,
• mittelbarer Zugriff über Auswertungen und
• Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten.

Damit Sie bei einer eventuellen Betriebsprüfung die GoBD-Grundsätze erfüllen und dem Prüfer die geforderten Informationen auf Knopfdruck aushändigen können, stellt Ihnen WISO MeinBüro im Menü "Finanzen" die Funktion "GoBD Ausgabedateien erzeugen" zur Verfügung:

Mit deren Hilfe ...

• bestimmen Sie den Zeitraum der Datenauswertung, 
• erzeugen die "FiBu-Datensätze" zu Ihren Rechnungen, Zahlungsvorgängen und Abschreibungen,
• erstellen auf Anforderung des Prüfers zusätzlich Listen über Ihre Rechnungen, Zahlungsvorgänge und das Anlagenverzeichnis
• legen bei Bedarf einen "Export-Pfad" Ihrer Wahl fest und 
• generieren bei Bedarf sogar die Dateien für die Steuerprüfer-Software "IDEA": 

  

       
  Per Mausklick auf die Schaltfläche "Ausführen F5" starten Sie den Daten-Export. Falls Sie keinen "Export-Pfad" festgelegt haben, finden Sie die im CSV-Format gespeicherten Ausgabedateien im Verzeichnis"C:\Users\IhrName\Documents\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\FibuExport\". 

Praxistipp: Wenn Sie im Dialogfenster "GoBD-Ausgabedateien erzeugen" die Option "nach Fertigstellung Explorer öffnen" aktivieren, landen Sie automatisch im richtigen Verzeichnis: 

Von dort aus können Sie die CSV-Dateien auf einen externen Datenträger kopieren (z. B. einen USB-Stick) und dem Steuerprüfer zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie: Mit den GoBD-Auswertungsdateien steht Ihnen eine komfortable finanzamtstaugliche Auswertungsfunktion zur Verfügung. Eine Steuerprüfung sollten Sie trotzdem nicht ohne Unterstützung eines erfahrenen Steuerberaters oder eines anderen Steuerexperten über sich ergehen lassen!

Zum Glück ist eine reguläre Betriebsprüfung keine Hausdurchsuchung: Falls Sie im laufenden Betrieb auf einen Berater verzichten, haben Sie zwischen der sogenannten Prüfungsanordnung und dem Beginn der eigentlichen Prüfung einige Wochen, manchmal sogar Monate Zeit, um sich eine geeignete Unterstützung zu suchen. Wie eine Betriebsprüfung in der Praxis eines Selbstständigen oder Kleingewerbetreibenden aussieht, können Sie auf der MeinBüro-Website nachlesen: " Steuerprüfung: Bloß keine Panik (Teil 1)" und "Das kommt in der Praxis auf Sie zu (Teil 2) .  

Änderungsprotokoll-Export

WISO MeinBüro zeichnet im Hintergrund laufend alle Änderungen an Vorgangsdaten auf. Falls im Rahmen einer Betriebsprüfung Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen aufkommen, können Sie das Änderungsprotokoll des betreffenden Tages in Absprache mit Ihrem Steuerberater ganz oder teilweise dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen. Sie finden den „Änderungsprotokoll-Export“ im „Finanzen“-Menü:    

Nachdem Sie den gewünschten Protokoll-Zeitraum festgelegt haben, speichert das Programm die Daten tageweise im CSV-Format ab. Sie finden die einzelnen Dateien standardmäßig im Verzeichnis "C:\Users\IhrName\Documents\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\FibuExport\Protokoll\".

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