Zusammenfassende Meldung

Die umsatzsteuerlichen Vorschriften in Bezug auf grenzüberschreitende Geschäfte und die dazugehörigen Meldepflichten sind kompliziert. Fehler können teure Folgen haben. Die folgenden Erläuterungen dienen daher nur der Orientierung. Am besten klären Sie die Einzelheiten mit einem Steuerberater, der sich mit Auslandsgeschäften auskennt.

Seit es in der Europäischen Union keine obligatorischen Zollkontrollen mehr gibt, müssen Exporteure von Warenlieferungen sogenannte "Zusammenfassende Meldungen" (ZM) an das Bundeszentralamt für Steuern schicken. Nur Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes brauchen grundsätzlich keine ZM abzugeben.

Zurzeit (September 2020) gilt folgende Regelung:

1. Monatsmelder : Meldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat.
2. Quartalsmelder : Unternehmen, deren Umsätze im innergemeinschaftlichen Verkehr während der letzten vier Quartale jeweils unter 50.000 Euro lagen, dürfen ihre Meldungen vierteljährlich abgeben.
3. Jahresmelder : Unternehmen ...
   1. die keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen
   2. deren Jahres-Gesamtumsatz im Vorjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 200.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird und
   3. deren innergemeinschaftliche Umsätze im Vorjahr nicht über 15.000 Euro lagen und im laufenden Jahr voraussichtlich  nicht über 15.000 Euro liegen werden,
      ... brauchen ihre ZM nur einmal pro Kalenderjahr abzugeben (bis zum 25. Januar des Folgejahres).

Informationspflichten im Überblick

Sofern Sie Ihre ausländischen Umsatzerlöse laufend den passenden "abweichenden Erlöskonten" zuordnen, trägt WISO MeinBüro die erforderlichen Angaben automatisch in das Formular "Zusammenfassende Meldung" ein. Gefordert sind dort folgende Angaben:

• Ihr Name bzw. Ihre Firma,
• Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• der Meldezeitraum,
• die Rechnungsbeträge Ihrer Auslandsumsätze sowie
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des jeweiligen Kunden.

Haben Sie innerhalb eines Meldezeitraumes mit einem Kunden mehrere meldepflichtige Geschäfte gemacht, dürfen Sie die einzelnen Netto-Rechnungsbeträge zu einer Gesamtsumme zusammenfassen.

Die Programmautomatik

Unter "Finanzen" - "Steuer-Auswertungen" rufen Sie per Mausklick auf das Symbol "Zusammenfassende Meldungen" einen Zeitraum-Auswahldialog auf, der dem aus den Umsatzsteuervoranmeldungen ähnelt. Indem Sie auf "Neu F4" klicken, legen Sie eine neue ZM für den nächsten Meldezeitraum an. Sie können das Buchungsjahr und den Zeitraum jedes Mal neu festlegen. Je nach Höhe des Umsatzes haben Sie dabei die Wahl zwischen

• Monat,
• Quartal,
• Kalenderjahr und
• "Sonstigen" unterjährigen Zeiträumen:

Falls es sich um eine Korrekturmeldung handelt, aktivieren Sie die Option "Berichtigung". Mit "OK F11" speichern Sie Ihre neue ZM und sorgen Per Mausklick auf "Ausführen F5" - "Aus Buchungen ermitteln" dafür, dass das Formular mit den passenden Werten gefüllt wird. Auf Seite 2 finden Sie die Einzelaufstellung mit allen erforderlichen Informationen:    

Eigentlich brauchten Sie dieses Formular per Mausklick auf das Druckersymbol nur noch zu Papier zu bringen und an die bereits aufgedruckte Adresse des Bundeszentralamts für Steuern zu schicken. Auch die Zusammenfassende Meldung muss mittlerweile jedoch in elektronisch signierter Form via Internet ans Finanzamt übermittelt werden. Die dafür erforderliche elektronische Signatur kennen Sie ja von Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen.

Falls Sie noch keine elektronische Signatur haben, finden Sie eine ausführliche Beschreibung der Registrierung beim ElsterOnline-Portal und der Aktivierung der kostenlosen ElsterBasis-Signatur in unserem Online-Workshop (PDF, 1,25 MB).

ZM elektronisch signieren und übermitteln

Auf dem amtlichen Formular machen Sie Angaben über die Umsatzsteueridentifikationsnummern Ihrer Geschäftspartner, die erzielten Umsätze und eventuelle “Dreiecksgeschäfte”. Sie finden den Vordruck unter “Finanzen” – “Steuer-Auswertungen”:

MeinBüro übernimmt die Daten aus Ihren Ausgangsrechnungen des betreffenden Zeitraums Das Erstellen und der Versand „Zusammenfassender Meldungen“ entspricht dem Verfahren bei der Umsatzsteuervoranmeldung. Per Mausklick auf das Symbol "Elster-Versand" starten Sie die Steuerdaten-Übermittlung:   

1. Nachdem Sie den anschließenden Datenschutz-Hinweis zur Kenntnis genommen und mit "OK" quittiert haben, ...
2. klicken Sie auf die Schaltfläche "Versenden der Daten" und dann auf "Weiter",
3. wählen das Sicherheitsverfahren "Software-Zertifikat",
4. öffnen das Auswahlmenü "Pfad zur Zertifikat-Datei" (und wählen anschließend den Dateipfad zu Ihrer Elster-Signatur),
5. klicken in das Feld "Pin",
6. geben Ihre Signatur-PIN ein und
7. klicken schließlich auf die Schaltfläche "Weiter":    

Signaturpflicht

Der Fiskus verlangt auch bei “Zusammenfassenden Meldungen” eine elektronische Signatur. Dabei handelt es sich um dieselbe Steuersignatur, die Sie auch bei Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen verwenden. Das Signaturverfahren unterscheidet sich ebenfalls nicht.