WISO MeinBüro Portal
Aktualisiert
Mit dem WISO MeinBüro Portal wird der Austausch von Dokumenten mit Ihren Kunden noch komfortabler. Versenden Sie Vorgänge wie Rechnungen, Angebote und Aufträge per Individuellem Link an Ihre Kunden - schnell, einfach und bequem. Unsere Anleitung zur Einrichtung und viele weitere Informationen erhalten Sie hier.
Was ist das WISO MeinBüro Portal?
Das WISO MeinBüro Portal ist ihre digitale Zentrale, um Dokumente wie Angebote, Aufträge und Rechnungen mit Ihren Kunden zu teilen. Dafür schicken Sie Ihrem Kunden einfach eine Mail mit einem Link zum jeweiligen Dokument. Ihr Kunde kann diese Dokumente dann direkt im Browser ansehen und beispielsweise ein Angebot direkt annehmen oder eine Rechnung direkt bezahlen.
Natürlich kann jedes Dokument auch als PDF-Datei heruntergeladen werden. Ihr Kunde kann Sie bei Rückfragen auch direkt aus dem WISO MeinBüro Portal heraus per Mail oder Telefon kontaktieren.
Weitere Informationen zum WISO MeinBüro Portal finden Sie auf unserem YouTube-Kanal unter diesem Link.
Wie richte ich das WISO MeinBüro Portal ein?
Ab der Programmversion 23.04.01.002 steht Ihnen in der Menüleiste von WISO MeinBüro Desktop rechts oben neben der Glocke das WISO MeinBüro Portal zur Verfügung. Über die Navigationsleiste auf der linken Seite erreichen Sie es über den Menüpunkt "Office".
Um das WISO MeinBüro Portal zu aktivieren, melden Sie sich mit Ihrem buhl:Konto an.
Nach der Anmeldung öffnet sich das WISO MeinBüro Portal. Auf der rechten Seite haben Sie über das Zahnrad-Symbol die Möglichkeit, die Einstellungen zu konfigurieren.
Logo
Sie haben die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo hochzuladen, um mit der Anzeige Ihr WISO MeinBüro Portal zu individualisieren. Erlaubt sind jpg/jpeg, und png Dateien mit einer Bildgröße von maximal 1300px x 1300px. Für die optimale Darstellung von 150px x 60px wird das Bild komprimiert.
Kommunikation
Geben Sie hier eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer an, die im WISO MeinBüro Portal als Kontaktmöglichkeit für Ihre Kunden angegeben werden soll. Diese Daten können selbstverständlich unabhängig von Ihren Angaben auf dem Briefpapier hinterlegt werden, um beispielsweise einen direkten Kontakt zu den entsprechenden Ansprechpartnern oder der Abteilung zu ermöglichen.
Zahlungsdienstanbieter
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkein ein Stripe oder PayPal Konto einzurichten und zu Ihrem bestehenden Account zu verknüpfen, um Ihren Kunden eine Vielzahl an Bezahlmethoden anzubieten.
Innerhalb einer Rechnung können Sie über die Druckansicht für jeden Vorgang individuell entscheiden, ob Ihr Kunde die Möglichkeit bekommt, Ihre Rechnung direkt über den Zahlungsdienst im WISO MeinBüro Portal zu bezahlen.
Dokumente
Beim E-Mail-Versand aus dem Programm WISO MeinBüro Desktop haben Sie über "Stammdaten > Meine Firma > Ausgabeoptionen > E-Mail-Anhänge" die Möglichkeit AGBs, Widerrufsbelehrungen oder andere Dokumente automatisch anzuhängen. In WISO MeinBüro Portal können Sie diese Ihren Kunden einfach zum Download zur Verfügung stellen. Sofern sich eine Änderung ergibt, kann das Dokument einfach ausgetauscht werden.
Elektronische Unterschrift
In WISO MeinBüro Portal können Sie Ihre Vorgänge wie beispielsweise ein Angebot elektronisch von Ihrem Kunden unterschreiben lassen. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung inklusive der Unterschrift. Selbstverständlich schalten wir Ihnen diese Option gerne frei. Kontaktieren Sie uns dazu gerne per Telefon oder per E-Mail unter folgenden Kontaktdaten:
Mo. – Fr. 08:00 Uhr – 17:00 Uhr 02735 – 776 65001 oder meinbuero@buhl.de
Wie versende ich einen Vorgang?
Stellen Sie sicher, dass zuvor über "Stammdaten > Kunden" eine E-Mail-Adresse für den Versand hinterlegt wurde. Erstellen Sie wie gewohnt im Programm WISO MeinBüro Desktop Ihre Vorgänge wie Rechnungen, Aufträge und Angebote. Senden Sie anschließend den Vorgang über die Druckansicht und klicken auf den Button "E-Mail".
Selbstverständlich kann der Vorgang auch innerhalb der jeweiligen Übersicht über einen Rechtsklick und die Option "… per E-Mail versenden" übermittelt werden.
Durch eine Variable innerhalb der Textbausteine erscheint anschließend der Link für Ihren Empfänger zum entsprechenden Vorgang im WISO MeinBüro Portal. Sofern der Link nicht korrekt erscheint oder fehlt, wechseln Sie in dieser Anleitung bitte zu 5. Anpassung des E-Mail-Textes innerhalb dieser Anleitung.
Wie sehen meine Empfänger den Vorgang?
Nachdem Ihr Kunde den Link innerhalb der E-Mail angeklickt hat, öffnet sich das WISO MeinBüro Portal.
Ansicht für Empfänger
Der Vorgang sieht für Ihren Kunden beispielsweise wie folgt aus:
- Sofern Sie ein Logo hinterlegt und die Ansicht aktiviert haben, erscheint dieses hier
- Einsicht in weitere Dokumente und Vorgänge
- Druckvorschau des Vorgangs
- Detailansicht mit Lupe
- Informationen
- Zusätzliche Dokumente, die zuvor über WISO MeinBüro Desktop hochgeladen wurden
- In Angeboten kann Ihr Kunde den Vorgang "Annehmen" oder "Ablehnen". Mehr dazu hier.
- Ansicht der Rechnung im PDF-Format oder Auflistung der Positionen
- Kontaktmöglichkeiten
- Download der Rechnung als PDF-Datei
Angebote annehmen oder ablehnen
Hat Ihr Kunde ein Angebot erhalten, kann er rechts davon auf "Annehmen" oder "Ablehnen" klicken. Nimmt Ihr Kunde das Angebot an, erhält er den Hinweis "Angebot angenommen". Sie erhalten automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Klickt Ihr Kunde bei einem Angebot auf den Button "Ablehnen", besteht anschließend die Möglichkeit eine Begründung dafür anzugeben.
Anpassung des E-Mail-Textes
Um den Textbaustein zum E-Mail-Versand eines Vorgangs anzupassen, wechseln Sie im Programm WISO MeinBüro Desktop über die Menüleiste in den Bereich "Stammdaten > Kleinstammdaten >
Textbausteine". Wählen Sie den gewünschten Baustein für den jeweiligen Vorgang aus und bearbeiten diesen über einen Doppelklick oder den Button "Bearbeiten". Wechseln Sie auf den Reiter "E-Mail Text". Im unteren Bereich kann der Textbaustein wie gewünscht angepasst werden. Variablen können grundsätzlich über die Schriftart und Schriftgröße formatiert werden.
[MEINBUEROPORTAL]Sie haben die Möglichkeit, Ihr Angebot über folgenden Link anzuschauen und herunterzuladen: <MEINBUEROPORTALLINK>[/MEINBUEROPORTAL]
Über den Button "Variable einfügen…" wählen Sie diese aus, um die Variable neu einzufügen:
Speichern Sie Ihre Änderungen anschließend über den Button "OK". Zur Prüfung können Sie auch einen neuen Textbaustein anlegen und diesen innerhalb des entsprechenden Vorgangs auswählen, um den Versand erneut zu prüfen.
Wird der Link für das WISO MeinBüro Portal innerhalb der E-Mail lediglich als Text angezeigt, ist eine Anpassung der E-Mail-Einstellungen in WISO MeinBüro Desktop erforderlich.
Dazu gehen Sie in der Software WISO MeinBüro Desktop in den Bereich "Datei > Einstellungen > Allgemein" und wechseln auf den Reiter "Sonstiges". Entfernen Sie anschließend das Häkchen bei "Nur Klartext-Mails (HTML deaktivieren)" und speichern die Einstellungen über den Button "OK".
