Vorgänge importieren (E-Commerce-Bestellungen importieren)

Über den Dateiimport-Assistenten im Bereich "Verkauf > E-Commerce-Bestellungen" kannst du nicht nur deine Webshop-Bestellungen, sondern auch Daten im XLS oder auch CSV-Format importieren. Diese können dann weiter zu Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung verarbeitet werden.

Wir schauen uns hier die einfachste Möglichkeit, den Import über eine XLS-Datei an. Wichtig ist noch zu erwähnen, dass nicht jede Importdatei die notwendigen Daten für WISO MeinBüro Desktop im korrekten Format enthält (beispielsweise das Adressformat des Kunden oder das Datumsformat). Ob ein einwandfreier Import von Vorgängen über diesen Weg möglich ist, zeigt sich meist erst mit dem Import selbst.

Vorbereitung der Excel-Datei

Obwohl der Dateiimport-Assistent keine Reihenfolge bei den einzelnen Spalten der Quelldatei vorgibt, gibt es trotzdem ein paar Dinge zu beachten. Je nachdem, wie viele Informationen du mit dem Vorgang importieren willst, kann diese Vorbereitung aber recht zügig geschehen.

Öffne zunächst die E-Commerce-Einstellungen und definiere einen "Artikel bei fehlender Zuordnung". Dieser wird dann automatisch für die Artikel eingesetzt, für die keine Zuordnung gefunden werden kann. Anschließend öffnest du deine Excel-Datei für den Import. Unsere Beispiel-Datei beschränkt sich dabei auf die Basis-Informationen für den Vorgangsimport. Die Zeilenüberschrift in Zeile 1 ist nicht erforderlich, sie dient nur der besseren Übersicht.

Der Dateiimport-Assistent

In diesem Fall wird ein Auftrag für den Kunden mit der Kundennummer 100 importiert. Dieser enthält die beiden Artikel "A-0001" und "A-0002". Dafür ist es wichtig, dass die "BestellnummerShop" identisch ist. Sofern dieses Feld nicht vorhanden ist, oder diese Nummer abweicht, erstellt WISO MeinBüro Desktop zwei separate Aufträge mit jeweils nur einem Artikel für den gleichen Kunden. Hier findest du Informationen zu den weiteren Feldern beim Import von Vorgängen.

Öffne dazu den Bereich "Verkauf > E-Commerce-Bestellungen" und wähle deinen Webshop aus. Über den Button "Bestellungen einlesen" oder über einen Rechtsklick im oberen Bereich erhältst du die Option "Dateiimport-Assistenten starten". Achte bitte darauf, dass deine Quelldatei während des Imports geschlossen ist.

Innerhalb des Assistenten wählen wir das Datei-Format, sowie die Quelldatei aus und klicken auf "Weiter".

Zuordnung der Import-Felder

Um diesen Auftrag zu importieren, weisen wir zunächst die Felder zu, damit der Import-Assistent weiß, welche Information in welcher Spalte deiner Excel-Datei steht. Auf der linken Seite siehst du alle Felder, welche für den Import zugewiesen werden können. Je nach Komplexität deiner Quelldatei können diese Felder optional zugewiesen werden.

Um die Felder den entsprechenden Spalten zuzuordnen, klickst du auf der linken Seite unter "Felder" auf das entsprechende Feld. In diesem Fall zuerst auf "BestellnummerShop". Halte dann die Tastenkombination "STRG + Shift" gedrückt und markiere die dazugehörige Spalte, also in unserem Beispiel die Spalte "A". Dabei leuchtet die Spalte dann blau auf:

Übernehme die Zuordnung anschließend über "Enter". Die Spalte wird nun grün markiert:

Im Anschluss kannst du die übrigen Felder nach dem gleichen Prinzip zuordnen.

Da in unserem Fall, in der ersten Zeile der Quelldatei die Überschrift steht, tragen wir im oberen Bereich unter "Zeilen überspringen" eine "1" ein. Somit wird die erste Zeile, also die Überschrift, nicht mit importiert. Nachdem du alle Felder zugewiesen hast, klicke rechts unten auf "Importieren".

Import-Bericht

Es erscheint ein Hinweis, wie viele Bestellungen importiert wurden.

Parallel dazu öffnet sich eine Log-Datei zum Import. Anhand dieser Datei siehst du, ob der Import erfolgreich war oder nicht.

Hast du an dieser Stelle eine Fehlermeldung erhalten, kannst du dich an unseren kostenlosen technischen Support wenden:

Weitere Verarbeitung der Vorgänge

Im Anschluss werden unter deinem Webshop-Konto die importierten Bestellungen aufgelistet. Um einen schnellen Überblick über die einzelnen Artikelpositionen zu bekommen, kannst du unten links die "Details" öffnen.

Über einen Rechtsklick auf die Bestellung kannst du einen "Kunden zuordnen" oder den Vorgang in einen Auftrag, Lieferschein oder in eine Rechnung umwandeln.

Deine Bestellungen kannst du nun einzeln oder gesammelt verarbeiten. Markiere dazu eine Bestellung oder über die Tastenkombination "STRG + A" mehrere Bestellungen und klicke auf den Button "Bestellungen verarbeiten zu...". Hier kannst du zwischen Auftrag, Lieferschein oder Rechnung wählen.

Möchtest du die Bestellungen zu Angeboten verarbeiten, können wir diesen Menüpunkt gerne kostenlos über die Fernwartung aktivieren. Wende dich dazu gerne an unseren technischen Support:

Weitere Felder für den Import von Vorgängen

Das oben beschriebene Beispiel bezieht sich auf eine Bestellung, mit so wenig Feldern, wie für den Import erforderlich sind. Es können aber noch weitaus mehr Felder zugewiesen und importiert werden.

• Bestelldatum: Das Vorgangsdatum aus der Übersicht der Webshop-Bestellungen
• Wunschlieferdatum: Der Liefertermin, der im Auftrag für den Lieferschein hinterlegt ist.
• Lieferart: Die Lieferbedingungen. Damit diese letztendlich importiert werden können, ist es notwendig, dass eine Lieferbedingung mit der exakt gleichen Bezeichnung im Programm angelegt ist.
• Zahlungsart: Die Zahlungsbedingung. Damit hier der Import möglich ist, muss bereits eine Zahlungsbedingung mit dem exakt gleichen Namen im Programm hinterlegt sein.
• AnmerkungenBestellung: Das Feld "Anmerkungen" findest du im Vorgang unter dem Reiter "Erweitert".
• ZusatzfeldBestellung 1-20: Die individuellen Felder des Vorgangs sind im Vorgang unter "Erweitert" zu finden.
• Kundennummer: Die Kundennummer, unter der dieser Kunde in deinen Stammdaten hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Kunde automatisch mit der nächsten freien Kundennummer in den Stammdaten angelegt.
• ZusatzfeldKunde 1-20: Die individuellen Felder des Kunden.
• AbweichendeLieferung: Hier kann eine abweichende Lieferadresse zugewiesen werden. Ist der Kunde mit einer abweichenden Lieferadresse bereits in deinen Stammdaten vorhanden, wird diese automatisch ausgewählt. Ist der Kunde noch nicht in den Stammdaten vorhanden und die Felder für die "AbweichendeLieferung" nicht zugewiesen, so wird die reguläre Kundenadresse eingesetzt.
• AbweichendeRechnung: Siehe Feld "AbweichendeLieferung".
• FrachtkostenNetto: Ist dieses Feld gefüllt, so wird der Artikel für Frachtkosten, welcher unter "Datei > Einstellungen > E-Commerce" für deinen Webshop hinterlegt ist, mit dem entsprechenden Preis in diesen Vorgang geschrieben.
• Anzahl: Die Anzahl/Menge des Artikels bzw. der Position.
• Artikelnummer: Die Artikelnummer, unter der dieser Artikel in deinen Stammdaten hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so wird der "Artikel bei fehlender Zuordnung", welcher unter "Datei > Einstellungen > E-Commerce" für deinen Webshop hinterlegt ist, ausgewählt. Wähle diese Variante, wenn die Artikelnummern im Webshop identisch mit denen in WISO MeinBüro Desktop sind.
• ArtikelnummerWebshop: Haben deine Artikel im Webshop eine andere Artikelnummer als unter WISO MeinBüro Desktop, so könnte die Zuordnung über die normale Artikelnummer nicht geschehen, da sie darüber nicht gefunden würden. Haben Sie im Artikel in WISO MeinBüro Desktop unter dem Reiter "Sonstiges > Webshop > Artikelnummer im Webshop" die Artikelnummer des Webshops eingetragen, so kann die Artikel-Zuweisung über diese Nummer stattfinden. Ist dieses Feld im Artikel nicht gefüllt, würde bei dieser Variante der "Artikel bei fehlender Zuordnung" ausgewählt.
• abweichenderEinzelpreisNetto: Der Verkaufspreis des Artikels. Ist dieses Feld nicht gefüllt, wird der Standard-Verkaufspreis des Artikels aus den Stammdaten beziehungsweise aus dem "Artikel bei fehlender Zuordnung" abgeholt.
• AbweichenderArtikeltext: Hier kann bei Bedarf eine abweichende Artikelbeschreibung zugeordnet werden (siehe abweichenderEinzelpreisNetto).
• ZusatzfeldPosition1-20: Die individuellen Felder des Artikels.
• RechnungsnummerShop: Wird dieses Feld zugeordnet, verwendet WISO MeinBüro Desktop genau diese Rechnungsnummer, anstatt der nächsten freien Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis.
• RechnungsdatumShop: Wird dieses Feld zugeordnet, wird das Datum darin als Rechnungsdatum verwendet. 
  Wichtig: Für den Import des Rechnungsdatums muss zwangsläufig auch eine Rechnungsnummer über das Feld RechnungsnummerShop mit importiert werden.